ΠΡΟΣ ΟΛΟΥΣ ΤΟΥΣ ΠΟΛΙΤΙΣΤΙΚΟΥΣ ΦΟΡΕΙΣ ΤΟΥ ΕΒΡΟΥ

ΕΛΛΗΝΙΚΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ
ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΑ Α.Μ.Θ.       
Αλεξανδρούπολη       10-02-2012
ΓΕΝΙΚΗ Δ/ΝΣΗ ΔΗΜΟΣΙΑΣ ΥΓΕΙΑΣ & ΚΟΙΝΩΝΙΚΗΣ ΜΕΡΙΜΝΑΣ       
ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΑΚΗ ΕΝΟΤΗΤΑ ΕΒΡΟΥ       
Δ/ΝΣΗ ΔΗΜΟΣΙΑΣ ΥΓΕΙΑΣ & ΚΟΙΝΩΝΙΚΗΣ ΜΕΡΙΜΝΑΣ        Αριθ.Πρωτ:  ΔΥ
ΤΜΗΜΑ ΚΟΙΝΩΝΙΚΗΣ ΑΛΛΗΛΕΓΓΥΗΣ       

Ταχ. Δ/νση: Δήμητρας 19       
   
Ταχ.Κώδικας : 681 00 
Πληροφορίες: Παρδαλίδου Χρυσαφένια    Προς:    Τους Πολιτιστικούς - Επιμορφωτικούς Φορείς Νομού Έβρου
Τηλέφωνο     : 25513-55329       
FAX               : 25510-24599       
E-mail         : politismos.evrou@pamth.gov.gr       

ΘΕΜΑ: «Λειτουργία Πολιτιστικών Συλλόγων»
    
         Σας ενημερώνουμε ότι η υπηρεσία μας έχει την αρμοδιότητα τήρησης αρχείου των Πολιτιστικών Φορέων Νομού Έβρου, της εποπτείας τους και της θεώρησης των στοιχείων τους.    
Επιπλέον σας γνωρίζουμε ότι για την νόμιμη λειτουργία του συλλόγου σας και προκειμένου να ενημερώσουμε τον φάκελό σας που τηρείται στην υπηρεσία μας, θα πρέπει να προσκομιστούν τα παρακάτω δικαιολογητικά, ώστε να καταστεί δυνατή η θεώρηση των στοιχείων σας και η θεμελίωση δικαιώματος για επιχορήγηση του συλλόγου σας στο μέλλον.
   
             Διευκρινίζεται ότι τα παρακάτω ισχύουν για τους νεοϊδρυθέντες πολιτιστικούς συλλόγους και για όσους δεν τα έχουν προσκομίσει:
1.    Επικυρωμένο καταστατικό του συλλόγου καθώς και μεταγενέστερες τροποποιήσεις
2.    Απόφαση Πρωτοδικείου Έβρου με την οποία αναγνωρίστηκε το καταστατικό (Εκούσια δικαιοδοσία)
3.    Αντίγραφο πρακτικού αρχαιρεσιών, όπου φαίνεται η νόμιμη εκλογή Δ.Σ.
4.    Πίνακας μελών του Δ.Σ.

Κάθε χρόνο θα πρέπει να προσκομίζονται:
1.    Επικυρωμένο αντίγραφο ισολογισμού-απολογισμού της διαχειριστικής χρήσεως του παρελθόντος οικονομικού έτους
2.    Έκθεση της εξελεγκτικής επιτροπής
3.    Συνοπτική έκθεση της ετήσιας δραστηριότητας του συλλόγου
4. Αριθμητική δύναμη των μελών

Κάθε φορά που γίνονται νέες εκλογές θα πρέπει να προσκομίζονται:
1.    Το πρακτικό των αρχαιρεσιών και
2.    Πίνακας μελών του νέου Δ.Σ

Επίσης Βιβλία που πρέπει να τηρείτε και να θεωρείτε στην υπηρεσία μας είναι:
1.    Πρακτικών των Γενικών Συνελεύσεων (Γ.Σ)
2.    Πρακτικών του Διοικητικού Συμβουλίου (Δ.Σ)
3.    Ταμείου (εσόδων-εξόδων)
4.    Μητρώου μελών
5.    Βιβλίο περιουσιακών στοιχείων του συλλόγου
6.    Πρωτοκόλλου αλληλογραφίας (εισερχόμενα-εξερχόμενα έγγραφα).
7.    Μπλοκ γραμματίων είσπραξης (για δωρεές), ενταλμάτων πληρωμής (για έξοδα του συλλόγου) και απόδειξης είσπραξης (για συνδρομές μελών) - αριθμημένα και σφραγισμένα με τη σφραγίδα του συλλόγου στην κάθε σελίδα


ΠΡΟΣΟΧΗ:
•    Η αρίθμηση στο βιβλίο πρωτοκόλλου και ταμείου γίνεται μόνο στη δεξιά σελίδα (δεν χρησιμοποιείται η πρώτη και η τελευταία που είναι μισή)
•    Η αρίθμηση στα υπόλοιπα βιβλία γίνεται σε όλες τις σελίδες
•    Σε όλα, στην τελευταία σελίδα να υπάρχει η στρογγυλή σφραγίδα του συλλόγου και υπογραφή του προέδρου και του γραμματέα (στο βιβλίο ταμείου προστίθεται και του ταμία).
•    Τα παραπάνω βιβλία θα πρέπει θεωρηθούν από την υπηρεσία μας προτού χρησιμοποιηθούν. Εφόσον υπάρξει ανάγκη να θεωρηθούν καινούρια βιβλία, θα πρέπει οι Σύλλογοι να προσκομίσουν στην Υπηρεσία και τα παλιά για έλεγχο.
•    Τα μπλοκ θεωρούνται μόνο για το έτος που πρόκειται να χρησιμοποιηθούν μετά από συμπλήρωση της αντίστοιχης αίτησης που δίνεται από την Υπηρεσία μας.
•    Στα μπλοκ τα φύλλα πρέπει να αριθμούνται και θα αναγράφεται σε κάθε φύλλο πάνω αριστερά η επωνυμία του συλλόγου σας (σφραγίδα συλλόγου).
      Ευχαριστούμε για τη συνεργασία.






                                                                                        M.Ε.Π

                                                                                  Η Προϊσταμένη Δ/νσης
                             
                                                                                  Κοσμαδάκη Ευαγγελία